Zawód wirtualnej asystentki coraz częściej wybierają osoby z doświadczeniem w różnych dziedzinach, takich jak marketing, sprzedaż czy copywriting. Bez wątpienia każda wiedza, którą posiada wirtualna asystentka jest na wagę złota, ponieważ wzrasta jej wartość na rynku. Oczywistym jest też, że w pewnym momencie jedna osoba nie jest w stanie być wyjątkowo dobra we wszystkim, dlatego powstają firmy, które w swojej ofercie proponują wszystkie usługi niezbędne w dzisiejszym świecie biznesu, ale wykonywane przez różne osoby. Pozostaje pytanie, czy to nadal wirtualna asystentka, czy już zbiór profesjonalnych usług dla biznesu.
Decydując się na współpracę z wirtualną asystentką musimy podjąć decyzję na czym nam zależy i jakie obowiązki chcemy jej przekazać. W wielu przypadkach może być tak, że jedna osoba będzie w stanie wykonać większość zleceń, ale może być też tak, że potrzebujemy zespołu, który za niewielkie pieniądze wykona pracę kilku etatów.
Poniżej znajdziesz listę przykładowych zadań, jakie można oddelegować wirtualnej asystentce.
Zadania administracyjne
Wirtualna asystentka może przejąć podstawowe obowiązki administracyjne, które nie wymagają fizycznej obecności, czyli przygotuje raport, prezentację, napisze pismo do urzędów, wypełni druki, ale nie wyśle listu na poczcie, chyba, że firmowe kartki świąteczne bez podpisu właściciela.
Innym bardzo popularnym zadaniem, które zleca się tradycyjnej asystentce, a nie wymaga fizycznej obecności w biurze, jest research informacji. Wirtualna asystentka swobodnie przeszuka Internet, znajdzie najbardziej atrakcyjną ofertą, a także sprawdzi i podsumuje konkurencję.
Jeśli często wyjeżdżasz w sprawach służbowych, to organizację wyjazdu oraz biznesowych spotkań możesz zlecić wirtualnej asystentce, która zajmie się rezerwacją biletów, hotelu, a także stolika w restauracji na Twoje spotkanie z potencjalnym klientem.
Prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych wydarzeniach, wizytach czy spotkania należą do podstawowych obowiązków asystentki, które również możesz oddelegować do pracy zdalnej. Gdy nie masz czasu na segregowanie e-maili na ważne, bardzo ważne lub zupełnie nieistotne, zleć to swojej wirtualnej asystentce.
Podsumowując, wirtualnej asystentce możesz zlecić wszystko, co nie wymaga fizycznej obecności w biurze.
Zadania marketingowe
Prawie każda wirtualna asystentka może Cię wspomóc w podstawowych zadaniach marketingowych. Do takich należą m. in. zarządzanie profilami w mediach społecznościowych (przygotowywanie i publikowanie postów na Facebooku, Instagramie). Jeśli prowadzisz na Facebooku swoją grupę, możesz poprosić swoją wirtualną asystentkę o wsparcie w jej prowadzeniu, np. poprzez wstawianie odpowiednich postów, a także odpowiadanie na komentarze.
Zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę, że połowa sukcesu postu leży w grafice, dobra asystentka swobodnie i sprawnie wykona grafikę na potrzeby social media, korzystając z prostych programów graficznych, takich jak Canva.
Reklamy w social media również należą do zadań marketingowych. Możesz zlecić przygotowanie oraz zarządzanie kampanią reklamową od początku do końca, pod warunkiem, że dobrze przekażesz niezbędne informacje, np. odnośnie swojej grupy docelowej.
Jeśli Twoja wirtualna asystentka ma również lekkie pióro swobodnie możesz zlecić jej pisanie artykułów na bloga, a także tworzenie treści do newslettera. Korzystając ze swojej wiedzy marketingowej przygotuje materiały, które będą bardzo dobrze dostosowane pod względem pozycjonowania stron.
Zadania sprzedażowe i obsługa klienta
Kolejnym działem, który możesz przekazać wirtualnej asystentce są działania sprzedażowe i obsługa klienta pod warunkiem, że trafiłeś na właściwą osobę. Nie oszukujmy się, ale przede wszystkim osoba ta musi wzbudzić w Tobie zaufania, a także posiadać cechy dobrego sprzedawcy, ponieważ dzięki sprzedaży Twoja firma może się rozwijać i to dzięki klientom może istnieć.
Jeśli współpracujesz z wirtualną asystentką, która spełnia wymagania możesz przekazać jej przygotowywanie ofert i umów współpracy, realizację zamówień, a także obsługę posprzedażową.
Zadania techniczne
Jeśli nie lubisz lub nie znasz się na kwestiach technicznych jest wiele wirtualnych asystentek, które chętnie przejmą od Ciebie te obowiązki. O jakich kwestiach technicznych mówimy?
Przede wszystkim WordPress – platforma, na której stworzonych jest ogromna ilość stron internetowych. Wirtualna asystentka znająca WordPressa i jego możliwości może Ci pomóc w prowadzeniu bloga, poprzez publikowanie artykułów, a także poprowadzi sklep internetowy.
Kolejnym zadaniem technicznym, które możesz przekazać jest program do wysyłki newslettera. Wybranej przez Ciebie wirtualnej asystentce możesz zlecić stworzenie automatyzacji w programie newslettera, a także bieżącą wysyłkę do osób zapisanych na Twojej liście.
Jeśli systematycznie potrzebujesz tworzyć landing page, czyli strony lądowania wiele wirtualnych asystentek posiada wiedzę i umiejętności w tworzeniu takich stron zarówno pod względem technicznym, jak i graficznym.
Innym przykładem zlecenia technicznego jest obsługa programu do prowadzenia webinaru. Możesz przekazać obowiązek zorganizowania pod względem technicznym webinaru, a także zlecić wsparcie podczas samego wydarzenia.
Zadań, które można przekazać wirtualnej asystentce jest dużo więcej niż wymienione w niniejszym artykule. Wszystko zależy od możliwości konkretnej osoby, a także wymagań samego zlecającego. Dlatego tak bardzo istotne jest poznanie potrzeb, co do współpracy z wirtualną asystentką.